Strategic & Agile: Nowoczesne zarządzanie projektami, które napędza zmiany

• 10 marca 2023
• Kategoria: Biblioteka menedżera
• Komentarze: 0

Aby z sukcesem wdrożyć procesy digitalizacji i transformacji, potrzebna jest jasna wizja, silne umiejętności przywódcze oraz zmotywowany zespół. Innym centralnym czynnikiem udanej transformacji w organizacji jest nadal bardzo często pomijany: nowoczesne zarządzanie projektami. Martina Huemann, dyrektor akademicki programu MBA in Strategic Project Management w WU Executive Academy i Katharina Koessler, szefowa Center of Excellence for Process Improvement and Project Management w Fresenius Medical Care, przeanalizowały, dlaczego tak się dzieje, jak współtworzenie i potrójna linia przewodnia wiążą się z zarządzaniem projektami i dlaczego tak wiele firm w dzisiejszych czasach zwraca uwagę na zwinność swoich projektów.

Wyobraźmy sobie taką sytuację: projekt jest realizowany przez kilka lat; zespół osiąga kamień milowy za kamieniem - ale w końcu wdrożenie nie uwzględnia wymagań rynku. Dlaczego? Ponieważ w międzyczasie rynek się zmienił i to samo dotyczy życzeń klientów. W końcu projekt może i został zakończony, ale był gigantyczną stratą czasu i pieniędzy.

W świetle szybkich zmian w świecie pracy i biznesu, większość firm nie może już sobie pozwolić na taki wynik. Zmiany pojawiają się każdego dnia. I właśnie dlatego "projekty zmian" odwzorowane od punktu A do punktu B i z ustalonym czasem trwania projektu stały się przestarzałe. "W czasach niepewności, obfitujących w złożone problemy, zmiana jest zjawiskiem codziennym i musi być przyjmowana proaktywnie" - mówi Martina Huemann, dyrektor akademicki MBA in Strategic Project Management.

Osiągnij główne kamienie milowe - dzięki strategicznemu zarządzaniu projektami

Dla dzisiejszych firm nie ma możliwości obejścia restrukturyzacji i transformacji, jeśli chcą nadążyć za tempem digitalizacji i światem „New Work”. Projekty, które zajmują się takimi zmianami (procesami) są kompleksowe i często przekształcają całą organizację, włączając w to przepływy pracy, nowe formaty współpracy i restrukturyzację schematu organizacyjnego. Ich złożoność wymaga nowoczesnego, strategicznego zarządzania projektami, wyjaśnia Martina Huemann: "W przeszłości strategie korporacyjne były realizowane poprzez działania długoterminowe; dziś strategia musi być wpleciona we wszystkie projekty - lub odwrotnie: projekty muszą być dopasowane do strategii korporacyjnej, aby uniknąć niepotrzebnych i bezużytecznych kosztów projektu, które mijają się ze strategią, a tym samym z wartościami i celami korporacyjnymi. A to jest szczególnie ważne w procesach zmian w przedsiębiorstwie" - mówi. Co to również oznacza: "Niezależnie od tego, czy kontekstem jest New Work, transformacja cyfrowa, czy wysiłki mające na celu repozycjonowanie firmy w kryzysie, nigdy nie chodzi jedynie o odpowiednie cele projektu, ale także o aspiracje do czegoś większego, co je przekracza: celu firmy".

Zarządzanie projektami jako źródło zmian strategicznych

Warunek sukcesu: właściwe podejście. "Przeprowadzone przez nas badanie kariery wykazało, że starsi kierownicy projektów odnoszą szczególne sukcesy, gdy proponują i opracowują projekty zgodne ze strategią korporacyjną organizacji, popychając zmiany w kierunku, w którym zmierza cała firma. Projekty zawsze przynoszą zmiany, ale musimy mieć pewność, że jest to zmiana, której chcemy" - mówi Martina Huemann. "Jeśli więc firma chce ugruntować swoją pozycję jako szczególnie świadoma w zakresie zrównoważonego rozwoju, projekty mogą w sposób ukierunkowany wspierać i rozwijać ten cel. Jako kierownik projektu będę musiał myśleć strategicznie i zadawać sobie pytanie: Jak projekt przyczyni się do realizacji tego celu w dłuższej perspektywie?". To zmienia rolę kierownika projektu: "Nowoczesne zarządzanie projektami będzie w przyszłości bardziej kreatywnym zadaniem, a kierownicy projektów staną się projektantami projektów."

Współtworzenie i Triple Bottom Line

Jednocześnie kontekst, w którym realizowany jest projekt, coraz bardziej wpływa na jego wynik: "Aby zapewnić maksymalne tworzenie wartości, trzeba będzie wejść w proces współtworzenia ze wszystkimi interesariuszami, w rozwoju produktu tak samo jak w rozwoju regionalnym czy w projektach budowlanych. Przy takim podejściu bierze się pod uwagę nie tylko ekonomiczne, ale także ekologiczne, społeczne i socjalne skutki projektu (triple bottom line)" - wyjaśnia Martina Huemann. Jej badanie kariery wykazało, że wielu młodych ludzi chętnie pracuje nad projektami: Projekty mogą utrzymać motywację w firmie na wysokim poziomie; mogą pomóc w zatrzymaniu młodych talentów. Dzisiejsze osoby o wysokim potencjale są bardzo zainteresowane społecznym i ekologicznym wpływem swojej pracy. Firma może na przykład zdefiniować swoje cele strategiczne wokół różnorodności, zrównoważonego rozwoju lub celów SDG ONZ, nasycając tymi ambicjami każdy projekt realizowany w organizacji: "Może to być firma budowlana, która chce zmniejszyć swój ślad węglowy poprzez użycie betonu, który został wyprodukowany w sposób świadomy pod względem emisji. W tym przypadku kluczowe wskaźniki efektywności strategii musiałyby być spełnione również na poziomie projektu" - wyjaśnia Huemann. Aby podkreślić znaczenie strategii, "Strategic" został dodany do oryginalnej nazwy programu, który wcześniej był Professional MBA in Project Management.

Zarządzanie projektami ze strategią i celem

Strategiczne znaczenie zarządzania projektami wymaga od kierowników projektów zdobycia nowych umiejętności: "Realizując projekty, muszą nieustannie pytać 'dlaczego' coś jest robione, co pomoże im upewnić się, że zrozumieli ambicje, strategię i cel projektu. Kiedy sami projektują projekt, muszą dobrze rozumieć strategię korporacyjną swojej firmy, a także pytać o informacje, które nie są dla nich jeszcze dostępne. Innymi słowy, muszą również zbadać powody, dla których coś robią. Tak prowadzone zarządzanie projektami wspiera rozwój firmy w najlepszy możliwy sposób", stwierdza Martina Huemann. W tym procesie należy uwzględnić wszystkich interesariuszy, - klientów, partnerów projektu, - oraz ich cele i oczekiwania. "Oznacza to, że kierownicy projektów muszą przyjąć rolę przywódczą, co wymaga szerokiego zakresu zdolności, takich jak dobre umiejętności komunikacyjne". Jest to kolejna dziedzina, w której MBA w Strategic Project Management wspiera uczestników, aby umożliwić im rozwój w lidera pasującego do naszych czasów.

Elastyczne firmy potrzebują zwinnych projektów

Martina Huemann podkreśla, że zarządzanie projektami wymaga zwinnych podejść, aby napędzać transformację: "W przeszłości ludzie przeprowadzali eksperymenty, aby dowiedzieć się rzeczy, których nie można było zrozumieć w żaden inny sposób, na przykład w podróżach kosmicznych. Z biegiem lat to podejście polegające na uczeniu się przez działanie zostało zapomniane. Zwinne zarządzanie projektami oznacza powrót do korzeni zarządzania projektami: nowe projekty zawsze wymagają od nas wejścia na niesprawdzone wody" - wyjaśnia Huemann. "Musimy zadać sobie pytanie, któremu celowi ma służyć zwinność. Niestety, wiele osób myli zwinność z większą szybkością, podczas gdy tak naprawdę chodzi o lepszą i bardziej efektywną współpracę oraz o iteracyjne pętle sprzężenia zwrotnego i adaptacje, które prowadzą do lepszych wyników projektu" - mówi Martina Huemann.

Utrzymanie się na szczycie gry dzięki odpowiedniemu kształceniu ustawicznemu

I właśnie taką wiedzę zdobywają studenci MBA Executive Academy w zakresie zarządzania projektami strategicznymi: jak wprowadzać i wdrażać podejście agile.

Katharina Koessler również poznała metody agile podczas swoich studiów. Absolwentka MBA kieruje Center of Excellence for Process Improvement and Project Management w Fresenius Medical Care. Jest również starszym kierownikiem programu Operational Excellence w dziale produkcji. Pamięta, jak wiele skorzystała z wiedzy swoich kohort: "Kolega, który pracował w Adobe, używał narzędzi zwinnego zarządzania projektami - zaintrygowało mnie to. Po ukończeniu MBA wprowadziłam metody zwinne również do naszego Centrum Doskonałości, a teraz oferujemy szkolenia z zakresu tych umiejętności zwinnych dla naszych kierowników projektów" - dzieli się. "Treść MBA była dla mnie niezwykle interesująca, ponieważ uzyskałam przegląd wszystkich przedmiotów z zakresu administracji biznesowej, a jednocześnie miałam szansę pogłębić swoje umiejętności w zakresie zarządzania projektami. Przez wiele lat była to moja główna praca, dlatego ważne było dla mnie poznanie stanu wiedzy na ten temat zarówno w środowisku akademickim, jak i w praktyce" - mówi Katharina Koessler.